Stjórnarhættir

Annarri varnarlínu er falið að tryggja að fyrsta varnarlínan komi á fullnægjandi innra eftirliti sem virkar sem skyldi. Áhættustýring og regluvarsla eru helstu þættirnir í annarri varnarlínunni en öðrum einingum kann einnig að vera falið tiltekið eftirlitshlutverk.

Þriðja varnarlínan er innri endurskoðun, sem heldur stjórn og stjórnendum upplýstum um gæði stjórnarhátta, áhættustýringar og innra eftirlits, m.a. með framkvæmd sjálfstæðrar og óháðrar endurskoðunar.

Regluvarsla

Regluvarsla er sjálfstæð eining sem heyrir undir bankastjóra og starfar samkvæmt erindisbréfi frá stjórn.

Meginhlutverk regluvörslu er að draga úr hættu á því að reglur séu brotnar í rekstri bankans með fyrirbyggjandi aðgerðum. Þá sér regluvarsla um að samhæfa aðgerðir bankans gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka til að draga úr hættu á því að þjónusta bankans sé notuð í ólögmætum tilgangi. Í september 2019 tók regluvörður einnig við hlutverki persónuverndarfulltrúa. Arion banka er umhugað um persónuvernd og réttindi viðskiptavina sem varða persónuupplýsingar og að persónuupplýsingar séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti. Bankinn hefur sett sér persónuverndarstefnu sem er að finna á vefsíðu bankans.

Regluvarsla starfar samkvæmt áhættumiðaðri starfsáætlun samþykktri af stjórn þar sem meðal annars er kveðið á um reglulegt eftirlit og reglulega fræðslu fyrir starfsfólk um þau lög og reglur sem bankinn starfar eftir. Regluvarsla veitir stjórn skýrslu um verksvið sitt ársfjórðungslega.

Áhættustýring

Mikilvægur þáttur í starfsemi allra fjármálafyrirtækja er að taka áhættu að vel yfirveguðu máli og samkvæmt fyrirfram skilgreindri stefnu. Þannig tekur Arion banki áhættu sem rúmast innan áhættuvilja (e. risk appetite) bankans sem er reglulega endurskoðaður og samþykktur af stjórn bankans. Sá áhættuvilji sem stjórn setur bankanum speglast í útlána- og áhættuheimildum sem áhættustýringarsvið bankans hefur eftirlit með. Stjórn ber ábyrgð á innra matsferli bankans fyrir eiginfjárþörf, en meginmarkmið ferlisins er að tryggja skilning á heildaráhættum bankans og tryggja að til staðar séu viðeigandi kerfi til að greina, mæla og hafa eftirlit með heildaráhættu bankans.

Áhættustýringarsvið bankans starfar undir stjórn framkvæmdastjóra áhættustýringar. Sviðið er sjálfstæð stjórnunareining og ber beina ábyrgð gagnvart bankastjóra. Innan áhættustýringarsviðs starfa þrjár einingar sem gegna því hlutverki að greina, fylgjast með og gefa reglulega upplýsingar um áhættur bankans til bankastjóra og stjórnar.

Áhættuskýrsla Arion banka 2019

Nánar um áhættustýringu

Innri endurskoðun

Innri endurskoðandi er skipaður af stjórn og heyrir beint undir hana. Stjórn setur innri endurskoðanda erindisbréf sem skilgreinir ábyrgð og umfang vinnu hans. Hlutverk innri endurskoðunar er að veita óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf sem ætlað er að vera virðisaukandi og bæta rekstur bankans. Endurskoðunin nær yfir bankann sjálfan, dótturfélög og lífeyrissjóði í rekstri hans.

Erindisbréf innri endurskoðanda, leiðbeinandi tilmæli FME um störf endurskoðunardeilda fjármálafyrirtækja og alþjóðlegir staðlar um innri endurskoðun móta störf innri endurskoðunar.

Reikningsskil og endurskoðun

Fjármálasvið Arion banka sér um gerð reikningsskila og eru þau gerð samkvæmt alþjóðlegum reikningsskilastöðlum, IFRS. Bankinn birtir uppgjör sín ársfjórðungslega en að jafnaði eru stjórnendauppgjör lögð fyrir stjórn 10 sinnum á ári. Endurskoðunarnefnd stjórnar tekur árs- og árshlutareikninga bankans til skoðunar auk þess sem ytri endurskoðendur kanna og endurskoða reikningsskilin tvisvar á ári. Endurskoðunarnefnd stjórnar gefur álit sitt á reikningsskilunum til stjórnar, sem samþykkir og undirritar birt reikningsskil.

Hornsteinar og siðareglur

Hornsteinar Arion banka eru heiti yfir gildi bankans. Hornsteinarnir eiga að vera leiðbeinandi við ákvarðanatöku og í öllu sem starfsfólk bankans gerir og segir. Þeir koma inn á hlutverk, hugarfar og hegðun. Hornsteinar Arion banka eru gerum gagn, látum verkin tala og komum hreint fram.

Stjórnendur og starfsfólk Arion banka er meðvitað um þá staðreynd að starfsemi bankans snertir mismunandi hagsmunaaðila og samfélagið í heild. Siðareglur bankans eru hugsaðar sem viðmið fyrir starfsfólk til að stuðla að ábyrgri ákvarðanatöku innan bankans. Siðareglurnar eru samþykktar af stjórn bankans.

Samfélagsábyrgð og sjálfbærni

Yfirskrift stefnu bankans um samfélagsábyrgð er „saman látum við góða hluti gerast“ og felur meðal annars í sér að bankinn vilji vera öðrum fyrirmynd um ábyrga og arðbæra viðskiptahætti sem taka mið af umhverfi, efnahagslífi og því samfélagi sem bankinn starfar í.

Arion banki sýnir samfélagsábyrgð í verki með því að gera viðskiptavinum gagn og sinna hlutverki sínu sem fjármálafyrirtæki af kostgæfni og ábyrgð. Arion banki tekur virkan þátt í samfélaginu og uppbyggingu þess. Fjármálafyrirtæki eru ein af stoðum samfélagsins og hlutverk bankans er að styðja viðskiptavini sína, bæði einstaklinga og fyrirtæki, í að ná sínum markmiðum. Arion banki leggur áherslu á sanngirni með hagsmuni viðskiptavina, starfsfólks, fjárfesta og samfélagsins alls að leiðarljósi.

Arion banki hefur um árabil verið aðili að Festu, miðstöð um samfélagsábyrgð, og frá árinu 2014 verið aðili að Jafnréttissáttmála UN Women og UN Global Compact. Árið 2015 undirritaði bankinn lofslagsyfirlýsingu Festu og Reykjavíkurborgar og hefur frá árinu 2016 birt umhverfisuppgjör bankans. Árið 2016 varð bankinn aðili að UN Global Compact, sáttmála Sameinuðu þjóðanna um innleiðingu ábyrgra starfshátta, og frá árslokum 2017 hefur bankinn unnið eftir meginreglum Sameinuðu þjóðanna um ábyrgar fjárfestingar (UN PRI). Í september 2019 gerðist bankinn aðili að meginreglum Sameinuðu þjóðanna um ábyrga bankastarfsemi (UN PRB) en markmið meginreglnanna er að tengja bankastarfsemi við alþjóðleg markmið og skuldbindingar á borð við heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun og Parísarsamkomulagið.

Starfsemi Arion banka fellur undir ákvæði ársreikningalaga um ófjárhagslega upplýsingagjöf þar sem fjallað er m.a. um stöðu og áhrif félagsins í tengslum við umhverfis-, félags- og starfsmannamál. Við ófjárhagslega upplýsingagjöf er í ársskýrslu bankans notast við Global Reporting Initiative staðalinn, GRI Core, og viðmið Nasdaq á Norðurlöndunum og í Eystrasaltsríkjunum.

Í desember 2019 samþykkti stjórn bankans nýja umhverfis- og loftslagsstefnu. Í stefnunni kemur meðal annars fram að bankinn muni beina sjónum sínum að fjármögnun verkefna sem snúa að sjálfbærri þróun og grænni innviðauppbyggingu, að bankinn geri þá kröfu til birgja að þeir taki mið af umhverfis- og loftslagsáhrifum í sinni starfsemi og að bankinn ætli að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda um 40% fyrir árið 2030.

Nánar um samfélagsábyrgð og sjálfbærni

Stjórn og undirnefndir

Stjórn Arion banka fer með æðsta vald í málefnum bankans á milli hluthafafunda samkvæmt lögum, reglum og samþykktum bankans. Stjórn annast þann þátt rekstrar bankans sem ekki telst til daglegs rekstrar, þ.e. tekur ákvarðanir um mál sem eru óvenjuleg eða meiriháttar. Þá er ein af meginskyldum stjórnar að sinna eftirlitshlutverki með starfsemi bankans. Helstu verkefni, skyldur og hlutverk stjórnar eru skilgreind ítarlega í starfsreglum stjórnar sem settar eru m.a. með vísan til 54. gr. laga um fjármálafyrirtæki, 70. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög, leiðbeinandi tilmæla Fjármálaeftirlitsins nr. 1/2010 og samþykkta bankans. Starfsreglur stjórnar má finna á vefsíðu bankans.

Stjórn Arion banka ræður bankastjóra sem fer með daglegan rekstur í samræmi við þá stefnu sem hún setur. Stjórn bankans og bankastjóri leggja sig fram um að sinna störfum sínum af heilindum og tryggja að bankinn sé rekinn á heilbrigðan og traustan hátt með hagsmuni viðskiptavina, samfélagsins, hluthafa og bankans sjálfs að leiðarljósi, sbr. 1. mgr. 1. gr. laga um fjármálafyrirtæki. Þá sér bankastjóri til þess að stjórn fái fullnægjandi stuðning til að sinna skyldum sínum.

Stjórn Arion banka er að jafnaði kjörin á aðalfundi til eins árs í senn. Á aðalfundi bankans, þann 20. mars 2019, voru kjörnir sex stjórnarmenn auk þriggja varamanna. Á hluthafafundi sem haldinn var þann 9. ágúst 2019 voru kjörnir tveir stjórnarmenn, Paul Horner og Gunnar Sturluson. Benedikt Gíslason, sem setið hafði í stjórn bankans frá árinu 2018, sagði sig úr úr stjórn bankans samhliða því að hann var ráðinn bankastjóri bankans.

Stjórnarmenn Arion banka eru með fjölbreyttan bakgrunn og mikil breidd er í hæfni þeirra, reynslu og þekkingu. Við stjórnarkjör skal þess gætt að hlutfall hvors kyns í aðal- og varastjórn félagsins sé ekki lægra en 40%. Núverandi stjórn er skipuð fjórum körlum og þremur konum.

Upplýsingar um óhæði stjórnarmanna eru birtar á vefsíðu bankans fyrir aðalfund eða hluthafafund þar sem kjör stjórnarmanna er á dagskrá. Fundargerðir aðalfunda og hluthafafunda eru jafnframt birtar á heimasíðu bankans.

Stjórn hittist að lágmarki tíu sinnum á ári. Árið 2019 fundaði stjórn Arion banka 14 sinnum. Stjórnarformaður ber ábyrgð á því að stjórnin gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti. Stjórnarformaður stýrir fundum stjórnar og sér til þess að nægur tími fari í umræðu mikilvægra mála og að mál sem snúa að stefnumótun séu rædd ítarlega. Stjórnarformanni er ekki heimilt að taka að sér önnur störf fyrir bankann nema þau séu eðlilegur hluti af skyldum hans.

Samkvæmt starfsreglum Arion banka er stjórn bankans heimilt að setja á fót undirnefndir til að fjalla um tiltekna þætti í rekstri bankans. Eigi síðar en mánuði eftir aðalfund skipar stjórn nefndarmenn í undirnefndir úr sínum röðum ásamt því að meta hvort ráða beri utanaðkomandi nefndarmenn í einstakar undirnefndir með það að markmiði að styrkja starf þeirra með aukinni sérfræðiþekkingu. Einn nefndarmaður endurskoðunarnefndar stjórnar, Heimir Þorsteinsson, er ekki stjórnarmaður en hann er óháður bæði bankanum og hluthöfum hans. 

Eftirfarandi nefndir eru undirnefndir stjórnar:

• Endurskoðunarnefnd: Meginhlutverk hennar er m.a. að yfirfara árs- og árshlutauppgjör bankans til að tryggja gæði þeirra upplýsinga sem þar koma fram og tryggja óhæði endurskoðenda félagsins. Þá aðstoðar nefndin stjórn við að tryggja skilvirkt innra eftirlit og regluvörslu og að skýrslugjöf til endurskoðenda félagsins sé í samræmi við lög og reglur. Nefndin fundaði sex sinnum á árinu.
   
• Áhættunefnd: Meginhlutverk hennar snýr að áhættustjórnun, m.a. að meta áhættustefnu og áhættuvilja bankans. Nefndin skal jafnframt þekkja áhættumöt og aðferðir til að stjórna áhættu bankans. Haldnir voru átta fundir í nefndinni á árinu auk þess að haldinn var sameiginlegur fundur með starfskjaranefnd stjórnar.
   
• Lánanefnd: Meginhlutverk lánanefndar er að fjalla um lánamál sem eru umfram þær heimildir sem undirnefndir hennar hafa. Lánanefnd fundaði 16 sinnum á árinu.
   
• Starfskjaranefnd: Meginhlutverk hennar er að veita stjórn ráðgjöf vegna starfskjara bankastjóra og annarra starfsmanna sem ráðnir eru beint af stjórn. Regluleg verkefni á fundum nefndarinnar eru m.a. endurskoðun á starfskjarastefnu, starfsmannastefnu, launadreifingu og endurskoðun á hvatakerfi, sé það til staðar. Hluthafafundur yfirfer og samþykkir starfskjarastefnu bankans árlega. Nefndin fundaði fjórum sinnum á árinu auk þess að haldinn var sameiginlegur fundur með áhættunefnd stjórnar.

Undirnefndir upplýsa stjórn reglulega um helstu störf sín og verkefni, m.a. munnlega á stjórnarfundum, en auk þess hefur stjórn aðgang að öllum gögnum og fundargerðum undirnefnda.

Stjórn Arion banka framkvæmir árlega árangursmat þar sem hún metur m.a. störf sín, nauðsynlegan fjölda stjórnarmanna, samsetningu stjórnar m.t.t. reynslu og hæfni, verklag og starfshætti, frammistöðu bankastjóra, árangur sinn sem og störf undirnefnda m.t.t. framangreindra þátta. Þetta mat var síðast framkvæmt á tímabilinu október 2019 til janúar 2020.

(1) Eva Cederbalk lét af störfum í stjórn bankans þann 20. mars 2019.
(2) Benedikt Gíslason sagði sig úr stjórn þann 26. júní 2019 en hann tók við starfi bankastjóra þann 1. júlí 2019.
(3) Måns Höglund lét af störfum í stjórn bankans þann 20. mars 2019.